Patrícia Simões Lopes Bruhn, do Núcleo de Planejamento e Gestão da ExperMed.

Perícias médicas envolvem documentos e dados de caráter sensível, o que exige atenção não apenas aos aspectos técnicos do atendimento, mas também à privacidade e à proteção das informações. Nesse contexto, a ExperMed mantém uma estrutura voltada ao cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), às exigências contratuais e aos procedimentos internos de governança.

Nos contratos de prestação de serviços, a companhia atua como Operadora de Dados Pessoais, enquanto o cliente contratante exerce a função de Controlador. Cabe a esse responsável definir e assegurar a base legal relacionada ao tratamento e ao compartilhamento das informações necessárias à realização das perícias, além da transparência aos titulares sobre o uso desses registros e a participação de terceiros.

Tecnologia reforça proteção

Para Patrícia Simões Lopes Bruhn, do Núcleo de Planejamento e Gestão, esse histórico acompanha um trabalho contínuo de governança, monitoramento e aperfeiçoamento dos processos internos.

“A gestão dessas informações observa as responsabilidades da ExperMed enquanto Operadora de Dados Pessoais, bem como suas políticas e procedimentos internos de Privacidade e Proteção de Dados e as diretrizes definidas no âmbito de cada relação contratual”, pontua.

Com suporte técnico especializado, a plataforma de atendimento assegura a blindagem de informações e a custódia segura do histórico. Soluções abrangem a cifragem de arquivos na nuvem AWS na fase de envio e armazenamento, além da definição de permissões customizadas por grupo de usuários.

Esses acessos passam por monitoramento e revisões conduzidos pela área de Segurança da Informação. Os mecanismos de rastreabilidade também consideram as características de cada serviço e as exigências previstas nas relações contratuais.

“O procedimento contempla a análise dos riscos e impactos envolvidos, a adoção das medidas necessárias para contenção e tratamento do incidente e, quando aplicável, a comunicação aos clientes Controladores, aos titulares e à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), observando os requisitos e prazos estabelecidos pela legislação e regulamentação aplicáveis”.

Prazos seguem obrigações legais

A permanência de documentos e registros relacionados às perícias segue critérios definidos pela legislação, pelos contratos e pelas orientações dos clientes que atuam como Controladores. Os prazos consideram, ainda, compromissos legais e regulatórios, bem como situações relacionadas ao exercício regular de direitos. A companhia afirma que esses procedimentos também seguem suas diretrizes internas de privacidade e governança.

Eventuais ocorrências relacionadas à proteção de informações são tratadas com base em uma Política de Gestão de Incidentes de Segurança. O protocolo contempla identificação, registro, contenção, avaliação e tratamento da ocorrência.

A análise considera os riscos e possíveis impactos, seguida das medidas necessárias à contenção. Dependendo do caso, o fluxo prevê comunicação aos clientes Controladores, aos titulares e à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), de acordo com os requisitos e prazos estabelecidos na regulamentação.

“O processo também contempla a análise das causas e das lições aprendidas, contribuindo para o aprimoramento contínuo dos controles e mecanismos de Segurança da Informação e Proteção de Dados da ExperMed.”, complementa.

Segundo a Patrícia, ao longo de seus 13 anos de atuação não houve registro de incidentes de segurança envolvendo dados pessoais sensíveis de clientes ou periciados. Nesse cenário, privacidade e segurança fazem parte de diferentes etapas da atividade pericial, desde o acesso aos registros até sua retenção e o tratamento de eventuais ocorrências. O cuidado com informações sensíveis nesse período se tornou parte da rotina de organizações que atuam com registros de saúde, reforçando a necessidade de processos estruturados e acompanhamento.